1. Υπεύθυνος επεξεργασίας και πεδίο εφαρμογής

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η ατομική επιχείρηση ΣΟΥΡΡΑΣ ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ, με διακριτικό τίτλο DUTT, διεύθυνση Κουτλιμπάνα 5-7, Λάρισα, email info@dutt.gr και τηλέφωνο 241 400 5377.

Η Πολιτική καλύπτει την εφαρμογή DUTT, την εφαρμογή διανομέα, την ιστοσελίδα, το hosted checkout, τις συνδέσεις WooCommerce και custom websites, τις φόρμες, την υποστήριξη, τις πληρωμές και τις λειτουργίες διαχείρισης που απαιτούνται για την παροχή της υπηρεσίας.

2. Κατηγορίες δεδομένων

Επεξεργαζόμαστε, ανάλογα με τον ρόλο και τη χρήση, στοιχεία λογαριασμού και επικοινωνίας, στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη, διευθύνσεις και οδηγίες, στοιχεία αποστολής και περιγραφή αντικειμένου, κατηγορία βάρους και οχήματος, μοναδικό αριθμό και γεγονότα παρακολούθησης, όνομα παραλαβής, υπογραφή ή άλλο αποδεικτικό επίδοσης.

Μπορεί επίσης να επεξεργαζόμαστε δεδομένα θέσης και διαδρομής, στοιχεία επιχείρησης και τιμολόγησης, αναγνωριστικά πληρωμής χωρίς να αποθηκεύουμε τον πλήρη αριθμό κάρτας, στοιχεία αίτησης και συνεργασίας διανομέα όπως ταυτοποίηση, φορολογικά στοιχεία, IBAN, όχημα και δικαιολογητικά, καθώς και μηνύματα υποστήριξης, παράπονα, συνημμένα, τεχνικά συμβάντα, device tokens, αρχεία ασφάλειας και ιστορικό διοικητικών ενεργειών.

3. Πηγές των δεδομένων

Τα δεδομένα παρέχονται από τον χρήστη, τον αποστολέα, τον παραλήπτη, τον έμπορο ή τον διανομέα, λαμβάνονται μέσω εγκεκριμένης σύνδεσης ηλεκτρονικού καταστήματος ή παρόχου πληρωμών και τιμολόγησης, ή δημιουργούνται από τη λειτουργία της υπηρεσίας, όπως κατάσταση αποστολής, χρονοσημάνσεις, διαδρομή, αποδεικτικά και τεχνικά αρχεία.

4. Σκοποί και νομικές βάσεις

Η επεξεργασία γίνεται για δημιουργία και διαχείριση λογαριασμού, υπολογισμό τιμής, κατάρτιση και εκτέλεση σύμβασης αποστολής, dispatch, παρακολούθηση και επίδοση, πληρωμή, τιμολόγηση, απόδοση αμοιβών, υποστήριξη, παράπονα, ασφάλεια, πρόληψη απάτης, έλεγχο ποιότητας και συμμόρφωση με νόμιμες υποχρεώσεις.

Οι νομικές βάσεις είναι η εκτέλεση σύμβασης ή προσυμβατικών ενεργειών, η συμμόρφωση με νομική υποχρέωση, τα έννομα συμφέροντα της DUTT για ασφαλή και αξιόπιστη λειτουργία και, μόνο όπου απαιτείται, η συγκατάθεση. Άδεια συσκευής, όπως πρόσβαση στην τοποθεσία, αποτελεί τεχνικό έλεγχο και δεν χρησιμοποιείται ως συγκατάθεση όταν η επεξεργασία στηρίζεται σε άλλη νόμιμη βάση.

5. Διαβίβαση και αποδέκτες

Δεδομένα κοινοποιούνται μόνο στο αναγκαίο μέτρο σε διανομείς, αποστολείς, παραλήπτες ή εμπόρους που συμμετέχουν στη συγκεκριμένη αποστολή και σε παρόχους υποδομής, ταυτοποίησης, χαρτών, ειδοποιήσεων, email, πληρωμών, τιμολόγησης, λογιστικής και τεχνικής υποστήριξης. Η DUTT χρησιμοποιεί, μεταξύ άλλων, υπηρεσίες Google/Firebase, Google Maps, Viva.com και Elorus για τις αντίστοιχες λειτουργίες.

Δεδομένα γνωστοποιούνται σε δημόσια, εποπτική, δικαστική ή διωκτική αρχή μόνο όταν υπάρχει νόμιμη υποχρέωση ή έγκυρο αίτημα. Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα.

6. Θέση, αυτοματοποιημένες λειτουργίες και απόρρητο

Η θέση του διανομέα χρησιμοποιείται όταν είναι online ή εκτελεί αποστολή για dispatch, υπολογισμό διαδρομής, παρακολούθηση, ασφάλεια και διερεύνηση συμβάντων. Η εφαρμογή του πελάτη χρησιμοποιεί δηλωμένες διευθύνσεις και συντεταγμένες για τιμή και εκτέλεση της αποστολής.

Αυτοματοποιημένοι κανόνες μπορεί να υποστηρίζουν υπολογισμό τιμής, αντιστοίχιση διανομέα, εντοπισμό απάτης και προτεραιοποίηση υποστήριξης. Αίτημα που έχει ουσιώδη δυσμενή συνέπεια μπορεί να ζητηθεί να επανεξεταστεί από άνθρωπο. Τα στοιχεία αποστολέα, παραλήπτη και ταχυδρομικής επικοινωνίας αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικά και είναι προσβάσιμα μόνο από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα για συγκεκριμένο σκοπό.

7. Χρόνοι διατήρησης

Η ατομική σύμβαση, το ΣΥ.ΔΕ.ΤΑ., η πορεία, τα αποδεικτικά παραλαβής και επίδοσης και το ελάχιστο κανονιστικό αρχείο αποστολής διατηρούνται για τουλάχιστον δύο έτη από την ολοκλήρωση ή την οριστική περάτωση της αποστολής. Το υλικό παραπόνου ή καταγγελίας διατηρείται για τουλάχιστον δύο έτη από την οριστική διεκπεραίωσή του. Αν εκκρεμεί διαφορά, έλεγχος, νομικό πάγωμα ή δικαστική διαδικασία, τα σχετικά στοιχεία διατηρούνται έως την ολοκλήρωσή της, εφόσον το διάστημα είναι μεγαλύτερο.

Ο λογαριασμός και το λειτουργικό προφίλ τηρούνται όσο είναι ενεργά. Μετά από αίτημα διαγραφής, διαγράφονται ή περιορίζονται όσα στοιχεία δεν απαιτούνται πλέον, ενώ παραμένουν μόνο τα αρχεία που επιβάλλονται από ταχυδρομικές, φορολογικές, λογιστικές, εργασιακές ή άλλες νόμιμες υποχρεώσεις ή είναι αναγκαία για θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων. Φορολογικά παραστατικά, πληρωμές, payouts και λογιστικά αρχεία τηρούνται για τις προθεσμίες της εφαρμοστέας νομοθεσίας.

Προσωρινό υλικό επεξεργασίας του αυτοματοποιημένου συστήματος υποστήριξης λήγει κατά κανόνα σε 30 ημέρες, εκτός αν ενσωματωθεί σε ενεργό αίτημα, παράπονο, συμβάν ασφάλειας ή άλλο αρχείο με μεγαλύτερη νόμιμη προθεσμία. Οι εκδόσεις των δημόσιων προτύπων συμβάσεων και τιμοκαταλόγων διατηρούνται για τουλάχιστον δύο έτη από τη θέση τους σε ισχύ.

8. Ασφάλεια

Εφαρμόζουμε ελέγχους ταυτότητας και ρόλων, περιορισμό πρόσβασης, κρυπτογραφημένη μεταφορά, προστατευμένα backend endpoints, καταγραφή διοικητικών ενεργειών, αντίγραφα ασφαλείας, έλεγχο ακεραιότητας και διαδικασίες διαχείρισης περιστατικών. Κανένα σύστημα δεν παρέχει απόλυτη ασφάλεια και ο χρήστης οφείλει να προστατεύει τη συσκευή και τα στοιχεία σύνδεσής του.

9. Δικαιώματα

Όπου προβλέπεται από τον ΓΚΠΔ, το υποκείμενο μπορεί να ζητήσει πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό, φορητότητα ή να αντιταχθεί στην επεξεργασία και να ανακαλέσει συγκατάθεση χωρίς αναδρομική επίδραση. Πριν από την εκτέλεση αιτήματος μπορεί να απαιτηθεί επαλήθευση ταυτότητας. Η διαγραφή δεν καταργεί αρχεία που πρέπει νόμιμα να τηρούνται.

10. Διαβίβαση εκτός ΕΟΧ

Αν πάροχος επεξεργάζεται δεδομένα εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η διαβίβαση γίνεται βάσει απόφασης επάρκειας, τυποποιημένων συμβατικών ρητρών ή άλλου νόμιμου μηχανισμού, μαζί με τα κατάλληλα μέτρα προστασίας.

11. Δεδομένα τρίτων και ανήλικοι

Ο αποστολέας ή ο έμπορος που εισάγει στοιχεία παραλήπτη οφείλει να έχει νόμιμη βάση και να παρέχει ακριβή, αναγκαία στοιχεία. Η υπηρεσία δεν προορίζεται για δημιουργία λογαριασμού από ανήλικο χωρίς τη νόμιμη εξουσιοδότηση γονέα ή κηδεμόνα.

12. Αιτήματα και καταγγελίες

Αιτήματα άσκησης δικαιωμάτων υποβάλλονται στο info@dutt.gr ή εγγράφως στη διεύθυνση Κουτλιμπάνα 5-7, Λάρισα. Παράπονα για αποστολή υποβάλλονται από τη φόρμα παραπόνων και καταγγελιών. Το υποκείμενο έχει επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

13. Αλλαγές και ιστορικό

Κάθε αλλαγή δημοσιεύεται ως αριθμημένη έκδοση με ημερομηνία έναρξης ισχύος. Η νέα έκδοση εφαρμόζεται για το μέλλον. Η ισχύουσα και οι προηγούμενες εκδόσεις παραμένουν διαθέσιμες στο Αρχείο νομικών κειμένων.

1. Controller and scope

The controller is the sole proprietorship SOURRAS DIMITRIOS EVANGELOS, trading as DUTT, at Koutlimpana 5-7, Larissa, Greece, email info@dutt.gr, telephone +30 241 400 5377.

This Policy covers the DUTT customer app, courier app, website, hosted checkout, WooCommerce and custom website integrations, forms, support, payments and the administration required to provide the service.

2. Data categories

Depending on the person's role and use, we process account and contact details, sender and recipient details, addresses and instructions, shipment and item descriptions, weight and vehicle category, unique number and tracking events, recipient name, signature or other delivery evidence.

We may also process location and route data, business and invoicing details, payment references without storing the full card number, courier application and relationship data such as identity, tax details, IBAN, vehicle and documents, as well as support messages, complaints, attachments, technical events, device tokens, security records and administrative activity history.

3. Data sources

Data is supplied by the user, sender, recipient, merchant or courier, received through an approved e-shop integration or payment and invoicing provider, or generated by operation of the service, such as shipment state, timestamps, route, evidence and technical records.

4. Purposes and legal bases

Processing supports account management, price calculation, formation and performance of shipment agreements, dispatch, tracking and delivery, payment, invoicing, courier remuneration, support, complaints, security, fraud prevention, quality control and compliance with legal duties.

The legal bases are performance of a contract or pre-contractual steps, compliance with a legal obligation, DUTT's legitimate interests in secure and reliable operation and, only where required, consent. A device permission such as location access is a technical control and is not treated as consent where processing relies on another legal basis.

5. Sharing and recipients

Data is disclosed only as necessary to couriers, senders, recipients or merchants involved in the relevant shipment and to infrastructure, identity, mapping, notification, email, payment, invoicing, accounting and technical-support providers. DUTT uses, among others, Google/Firebase, Google Maps, Viva.com and Elorus for the corresponding functions.

Data is disclosed to a public, supervisory, judicial or law-enforcement authority only where required by law or a valid request. We do not sell personal data.

6. Location, automated functions and confidentiality

Courier location is used while the courier is online or performing a shipment for dispatch, routing, tracking, safety and incident review. The customer app uses submitted addresses and coordinates to calculate price and perform the shipment.

Automated rules may support pricing, courier matching, fraud detection and support prioritisation. A materially adverse outcome may be referred for human review. Sender, recipient and postal-communication data is confidential and available only to authorised persons for a defined purpose.

7. Retention periods

The individual agreement, courier consignment note, tracking, collection and delivery evidence and the minimum regulatory shipment record are retained for at least two years after shipment completion or final closure. Complaint material is retained for at least two years after final resolution. Where a dispute, regulatory review, legal hold or court process is pending, related data is retained until completion if that is longer.

An account and operational profile are retained while active. After a deletion request, data that is no longer required is deleted or restricted, while records required by postal, tax, accounting, employment or other legal duties, or needed to establish, exercise or defend legal claims, remain for the applicable period. Tax documents, payments, payouts and accounting records follow statutory retention periods.

Transient automated-support processing material normally expires after 30 days unless incorporated into an active request, complaint, security incident or other record with a longer legal period. Public template agreements and price-list versions are retained for at least two years from their effective date.

8. Security

We use identity and role checks, access restrictions, encrypted transport, protected backend endpoints, administrative audit records, backups, integrity checks and incident-response procedures. No system provides absolute security, and users must protect their devices and credentials.

9. Rights

Where provided by the GDPR, a data subject may request access, rectification, erasure, restriction or portability, object to processing, or withdraw consent without retroactive effect. Identity verification may be required. Erasure does not remove records that DUTT is legally required to retain.

10. Transfers outside the EEA

If a provider processes data outside the European Economic Area, the transfer relies on an adequacy decision, standard contractual clauses or another lawful mechanism together with appropriate safeguards.

11. Third-party and children's data

A sender or merchant entering recipient details must have a lawful basis and provide accurate, necessary information. The service is not intended for account creation by a minor without lawful parent or guardian authorisation.

12. Requests and complaints

Rights requests may be sent to info@dutt.gr or by post to Koutlimpana 5-7, Larissa, Greece. Shipment complaints use the complaints form. A data subject may also complain to the Hellenic Data Protection Authority.

13. Changes and history

Each change is published as a numbered version with an effective date. A new version applies prospectively. Current and previous versions remain available in the Legal document archive.